Профессиональное сканирование документов и его нюансы

Внушительный объем документооборота, большие размеры архивных фондов — причины, по которым многие компании удаляются от хранения информации на бумажных носителях. Все большую значимость приобретают оцифровка, сканирование документации. Эти процессы помогают оптимизировать ведение бизнеса в любой сфере. Повышение эффективности документооборота — одна из приоритетных задач для крупных компаний, Чтобы реализовать ее, необходимо использовать профессиональное сканирование документов. Экспертная услуга заметно сокращает трудовые затраты персонала — на 30 % и более. Но это не единственные плюсы сканирования в рамках конкретного предприятия.

Сканирование документации и его преимущества

Оцифровка технического архива, документов, формирование электронной базы — процессы, которые используют разные компании в расчете на оптимизацию эффективности работы. Любой сотрудник может получить доступ к документам, когда это потребуется. При организации максимально продуктивного рабочего процесса этот аспект очень важен. Сканирование документов для компаний имеет и другие достоинства, к которым относятся:

• стопроцентная конфиденциальность и защита информации — ограничивается доступ к первоисточникам;
• перевод документации в электронный формат с последующим объединением в базу;
• оптимизация расходов за счет снижения финансовых затрат предприятий — предусмотрено хранение вне офисных помещений;
• исключение рисков уничтожения конфиденциальной информации.

Профессиональное сканирование выполняется с бумажных носителей разных форматов — сшитых и расшитых, вне зависимости от их состояния. Для работы исполнители используют специальное программное обеспечение. Полный комплекс задач по сканированию решают с помощью бережной оцифровки. Дополнительные тонкости, нюансы для конкретного заказчика обсуждаются с ним.

Виды сканирования

Перевод обширной базы документов из бумажного в электронный вид осуществляется разными методами. К основным вариантам сканирования бумаг относятся:

• планшетное — подходит для эффективной обработки старых, обветшавших документов;
• поточное — оперативный перевод с бумажного носителя на электронный, применяется при больших объемах ежедневного документооборота;
• широкоформатное — актуально для оцифровки чертежей в разных форматах.

Внедрение профессионального оборудования — залог быстрого и качественного процесса сканирования. Поэтому за оказанием услуги следует обращаться к исполнителям с опытом, спецтехникой для решения всех задач по оцифровке документации.

Основные стадии сканирования

Перед стартом осуществляются подготовительные мероприятия. Они заключаются в технической обработке бумаг. Это удаление скрепок и скоб из документов на бумажных носителях, ликвидация заломов для ускорения последующей систематизации. После сортировки с учетом хронологии, состояния и типа бумаг специалисты переходят к непосредственному сканированию. Выделим основные этапы:

1. Оцифровка текстовой информации с ее профессиональным распознаванием.
2. Индексирование, которое выполняется в стопроцентном соответствии с клиентскими требованиями, облегчает поиск интересующих файлов в архиве электронного типа.
3. Загрузка сканов и формирование базы по техническому заданию заказчика.
4. Возвращение в первоначальный вид бумажных носителей.
5. Сдача работы и проведение расчетов.

В электронный вид можно перевести документы разных форматов по желанию заказчика при наличии профессионального оборудования с программным обеспечением. Обязательно соблюдение конфиденциальности информации и сохранности бумажных носителей. Оцифровка данных — скрупулезный процесс, в котором нуждается подавляющее большинство компаний. Сканирование документации заказывают для снижения издержек на обработку бумаг, минимизации риска штрафных санкций за утрату традиционных носителей, чтобы исключить накопление договоров, счетов в офисах, ускорить поиск полезной информации среди документов при необходимости. У каждого представителя бизнеса находятся свои причины для профессиональной оцифровки, создания электронных баз и архивов.